Papírmunka A-tól Z-ig

Amikor létrehoz egy cég, és további működését fog nagyszámú beérkező dokumentumokat. És idővel, akkor csak növekszik. Annak érdekében, hogy ne fulladjon ebben áramlás szükséges fenntartani egy világos eljárás minden szakaszában az élet a dokumentumokat.

Amikor létrehoz egy cég, és további működését fog nagyszámú beérkező dokumentumokat. És idővel, akkor csak növekszik. Annak érdekében, hogy ne fulladjon ebben áramlás szükséges fenntartani egy világos eljárás minden szakaszában az élet a dokumentumokat.

Szervezése dokumentumokat az új cég

Feladatai számviteli beérkező dokumentumok vannak rendelve egy különleges szerkezeti egység (DOU Szolgálat) titkári szolgáltatás is. Az eljárást dokumentumok és műveletek velök a cégek által szabályozott oktatás irodai munka, rendelkezéseit a struktúrát és a munkaköri leírásokat az alkalmazottak. Ezek a helyi (inter-orgona) szabályozásokat kell kidolgozni, jóváhagyott és közölni kell a dolgozók a cég. A világos megfeleltetési szabályok, rendeletek lehetővé teszi a szervezet munkafolyamat menedzsment - a mozgás dokumentumok létrehozásuk vagy átvétele befejezni a végrehajtás vagy beadásra.

A szervezési alapelvek munkafolyamat közül

• centralizált (a szolgáltatási DOW) felvétel, fogadására küldését dokumentumok
• mozgása dokumentumok a legrövidebb úton c minimális időt és munkát;
• kivéve visszatérése dokumentumok nem megfelelő üzleti igény;
• megszüntetése indokolatlan jóváhagyások, párhuzamos jóváhagyások csapolt dokumentumok
• szervezése mozgása csoportok dokumentumok, amelyek ugyanazon az útvonalon.

Fogadását, feldolgozását és továbbítását a bejövő (bejövő) dokumentumok

Tekintsük a főbb pontokat, hogy meg kell figyelni, hogy az óvodai szolgáltató alkalmazottai a fogadását, feldolgozását és továbbítását a beérkező dokumentumokat a cég.

Minden dokumentum a társaság által kapott (beleértve a táviratok faksogrammy), az elsődleges kezelés, előzetes áttekintés, regisztráció, vizsgálat menedzsment és továbbítja a végrehajtás a cég alkalmazottja.

Igénylő dokumentumok sürgős figyelmet, át regisztráljon azonnal. fennmaradó megfelelnek Processing végre azon a napon érkezik, vagy először az iratok átvételére munkaidőn kívül.

Ha a vállalat be kell állítani, egyéb feltételek és dolgozzon ki további módjait feldolgozása és iratok, ez az információ szerepel a helyi normatív szabályozó törvény nyilvántartás vezetése a társaság és a szigorúan betartják.

Előzetes vizsgálat beérkező dokumentumok alapján történik az értékelés a tartalmuk alapján meghatározott cég disztribúciós között a feladatok kezelése. Dokumentumokat, amelyek megfeleltek az előzetes megfontolás tárgyát regisztráljon és csak ezután adjuk tovább a cég vezetése. Dokumentumok regisztrált szolgáltatás DOW, utalt a menedzsment a vállalat a megérkezésük napján.

Transzfer dokumentum a teljesítmény egyik egységről a másikra csak az engedélyével, a fej, vagy a megállapodás az osztályvezetői. Átadásáról szóló dokumentumot során szolgáltatás értesíteni kell a DOW, ami miatt a jel RKF.

Nyilvántartási és elszámolási bejövő (bejövő) dokumentumok

Minden lehetséges: bejövő (bejövő) küldik (kimenő) vagy belső regisztrálnia kell a szolgáltatást DOW cég. Regisztráció dokumentum - rögzítés az a tény, az alkotás, vagy irat átvételét követően rendszámmal ellátott, majd a felvétel információ a dokumentumról RKF.

Fontos tudni. hogy:

1. Dokumentumok nyilvántartása függetlenül a szülés módja átutalás vagy létrehozása.
2. A dokumentum regisztrálni kell csak egyszer jön - a felvétel napján létrehozott - az aláírás napjától vagy jóváhagyják.
3. Regisztráció előállított dokumentumok naptári éven belüli bruttó sorrendben, a kezdete egy új naptári év, a regisztrációs okmány számát kezdődik az 1-es szám.

Meg kell tudni, hogy vannak típusú dokumentumokat, amelyek nem igényelnek év:

Kétféle regisztrációs dokumentumokat: a centralizált és decentralizált.

Központosított - nyilvántartási dokumentumok végzik csak olyan személyek óvodai szolgáltatások.

Egy decentralizált - nyilvántartási dokumentumok végezzük, mint egy óvodai szolgáltató alkalmazottai, és felelős a papírmunkát felosztás. Ebben az esetben a helyi normatív aktus egyértelműen meg kell határozni, hogy milyen típusú dokumentumokat kell a szolgáltatás regisztrálva, és az óvodai alkörzetekben és állami regisztrációs és nyilvántartási formákat.

Érkezve (bejövő) dokumentum nyilvántartásba vételét az első oldalon a lepecsételt dokumentumot - jel a nyugtát, amely a kézhezvételétől számított, és beírja a regisztrációs számot.

A Hivatal a „Daisy”
________________ 20 g ___.
____ № _____________

Ha szükséges, megjelölve az órát és a percet a dokumentum kézhezvételét.

Nyilvántartási száma a dokumentum az elszámolást, és keresési funkciók, így a cég kell dolgozniuk egy egységes és stabil rendszer regisztrációs dokumentumokat. Összetevői a nyilvántartási számot kell lennie, hogy egy állandó elrendezés.

Nyilvántartási szám a beérkező (bejövő) A dokumentum tartalmazza a sorszámot átvételi egy naptári éven belül. Sorszáma a dokumentum megfontolása után a fej, és a felbontás lehet egészíteni egy perjel kód egységek - a művész (összhangban a vállalat osztályozó egység), például:

Bx. - azt jelzi, hogy a dokumentum tartalmazza;
114 - sorozatszám a dokumentum átvételét egy naptári éven belül;
03 - Kód szerkezeti egység

Ha a cég egy sor esetben. A nyilvántartási számot az egyes dokumentumok egészítik ki az index eset a nómenklatúra a társaság ügyeiről, amelyben a dokumentum leírásra kerül a végrehajtás után. Például:

Bx. № 114 / 03-25. ahol

03-25 - az index esetében a nómenklatúra a szerkezeti egység esetekben.

Ha a regisztrációs dokumentumokat a cég végzik kézzel, dokumentum információt lépett naplóba vagy regisztrációs kártyát. Ha hagyományos kézi kártya (ALAC) töltött 2 példányban. papíron, az egyik a regisztrációs és ellenőrzési kartoték, a második dokumentum továbbítása az egység - az előadó, vagy ha szükséges, a példányszámot, a kártya hosszabb is lehet (maga határozza meg a cég.)

Sablonminta nyilvántartási és ellenőrzési kártya (ALAC)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 *

Neve a dokumentum típusát

A leggyakoribb módja jelenleg belépő adatokat a számítógép billentyűzet, ami a kártya jelenik meg a monitoron, és az azt követő lista a szükséges számot.

Ha a magazin nyomtatott dokumentum adatok bekerülnek a munkavállalói magazin DOW kézzel. Akkor hozzon létre egy log a dokumentumok elektronikus formában (Word vagy Excel). Ebben az esetben a naplósorban is tele van DOW dolgozói manuálisan a számítógép billentyűzetén, bár lehet, hogy gyorsan megtalálja a szükséges információt a megadott keresési paramétereket az elektronikus naplót.

A regisztráció során a dokumentumokat az információs rendszer a regisztrációs számát a dokumentum automatikusan hozzárendelt szerkezetének megfelelően által meghatározott szoftvert.

Ha egy vállalat nyilvántartási és számviteli bizonylatok alkalmazni az információs technológia, dokumentum információt az adatbázisba felvett, és az adatok a dokumentum tartalma és szerkezete a regisztrációs számot a dokumentum abban a szoftvereszköz keretében kidolgozott technikai projekt a cég.

Sok különböző megoldások „az elektronikus dokumentumkezelés” (ECM). Ez most nyilvánvaló, hogy egyetlen szervezet, intézmény vagy vállalat nem nélkülözheti az elektronikus dokumentum. A SED nagy lehetőségeket kínál, de el fog tartani képzés óvodai személyzet dolgozik a SED.

Megjegyzés alapvető kellékei rendszámtáblát ellenőrzési formákat (RCF) és töltési szabályokat.

1. Neve a dokumentum

Ki kell egészíteni összhangban neve regisztrált dokumentum (pl: levelek, faxok, távirat, a szolgáltatás és emlékeztetők, megrendelések, irányelvek, protokollok, utasítások, szerződések, stb)

3. Dátum a dokumentum

4. Regisztráció az okmány száma

5. napja

Át a RCF egy védjegy a felvételi dokumentum (regisztrációs bélyegző).

6. Regisztráció (bejövő) száma

Regisztrációs számot a dokumentumot, amikor belépnek a szervezet át a RCF egy védjegy a felvételi dokumentum (regisztrációs bélyegző).

9. Határidő dokumentum

Rugalmas kitűzött időpont rendeletek vagy felügyelő és a szereplő információk a felbontás.

10. A védjegy végrehajtásáról szóló dokumentum

Az RKF átadott business index, összhangban nómenklatúrájának ügyek a szerkezeti egység, amelybe a dokumentum kerül végrehajtásra.

Az információt a dokumentumok lépett RKF adatok, mint például: